現況與挑戰

聯倉交通股份有限公司成立於 1986 年,所承攬業務包括進出口海、空運運輸、及內陸調撥和配送運輸。為求對顧客的服務達到迅速、準時、安全的標準,聯倉交通擁有自己的車隊,故對於貨物的集散 均能迅速、有效率的處理。同時亦設置三個場站,服務面積廣達八千坪,倉儲部亦有三千兩百坪儲位,隨時滿足客戶的需求。其承攬之業務百分之八十屬於高科技電 子產品,主要客戶如:精英電腦、宏碁電腦及南亞科技等。根據台北航空貨運站公佈之統計資料顯示,若以重量統計,目前台北航空貨運站高達三分之二的貨物均由 聯倉交通所承攬,堪稱台灣地區首屈一指的貨運業者。

然而聯倉交通為成為頂尖的國際化貨物運輸公司,呂學萬總經理認為貨運業的智慧化、資訊化將是增加未來競爭力的必要條件,遂於 1997 年開始積極投入 e 化行列,將公司內部的電腦軟、硬體全面更新,並於 2002 年委託天下航太與時訊電腦建立了第一套車隊管理與派遣系統及網路訂單系統。

隨著世界快速的成長、全球供應鏈觀念的演進、全球經貿交流增加、資訊、通訊科技的進步,全球金融與運輸解除管制等大環境變化,聯倉交通於 2003 年以管理的角度出發,希望「物流服務全方位 e 化」的願景,以既有 e 化系統為起始點,讓所有的使用者,依照角色及權限的設定,均可很容易的利用網際網路、電話、手機、與 PDA 等,取得其所需的即時資訊,使物流服務提昇至最高境界。

導入目標與範圍

聯倉交通榮獲台灣經濟部商業司遴選為物流業之重點輔導單位,華夏科技與新竹顧問團隊合作,規劃建置其整體營運系統,以協助聯倉交通執行「經濟部商業 e 化及物流業 e 化輔導推動計畫」,預期改善的管理議題如下:

車輛追蹤

  • 車機系統當機頻率高,造成車輛追蹤不易,無法及時追蹤車輛與有效處理臨時狀況,由於此 e 化系統不足之缺失,造成貨物運送時追蹤透明化不足、高單價貨物運送風險過高

車輛派遣

  • 三個場站之間車輛獨立調度,無法相互支援,故無法進行併車作業,以致運送成本不易降低
  • 無法準確預估貨物運載到站時間區段
  • 司機任務完成後未能即時回報,因此無法透過行動通訊技術自動完成派車,故需以人工方式派遣車輛

訂單作業

  • 仍使用電話、傳真、電子郵件完成下單作業之確認與溝通程序,但常因為彼此表達不清、溝通不良或資料傳真不完全等疏失,造成許多重複性的作業,浪費時間人力與金錢
  • 網路上無法查詢即時的運貨資料,仍使用電話與傳真告知客戶訂單處理情形
  • 三場站間的派車人員目前無法進行合併訂單之作業

管理作業

  • 車輛保養、輪胎、油料等管理作業尚須由人工紀錄與更新資料,花費大量的人工成本
  • 相關營運統計報表或薪資計算等作業是由人工計算處理,耗時又耗力

新系統導入

  • 人員接受 e 化系統意願低落,仍用舊有方式運作
  • 資訊人力不足,系統建置後實不易維護與更新系統

解決方案

前資訊系統狀況如如圖一:

舊有 GPS 、派遺系統及會計系統各擁有自己的資料庫,資訊無法共享
三大系統無整合的機制
各系統的不穩定性
台北、中和、桃園三場站資訊分離,不易統合及掌握資源

為改善上述問題與缺失、提升作業績效、降低營運成本,華夏科技提出以下解決方案:

整合原有監控系統與資料庫為整體營運系統,提升系統擴充彈性
針對功能不足的部分,新建九大模組:電子商務、基本資料維護、系統管理、客戶管理、車輛管理、人事薪資、營運、倉儲管理、營運績效資料轉出等

圖一:導入前系統環境
圖二:導入後整體架構

導入效益

聯倉交通 e 化的成果獲得極高的評價,不但能與所有的客戶透過系統連線,更可達到即時派車、準時出車、準確預期到貨時間及完成貨物托運等營運成果,以提高客戶滿意度。

系統導入後,新增之客服功能,為客戶提供更可靠、即時與安全的服務:

貨物運送狀況即時監控

藉由落實車隊全面監控作業,透過行車監控系統,隨時掌控貨物運送的即時狀況;同時提供必要的可用車輛資訊予派車人員進行派車作業,以提升派車品質,提升客戶服務準點率。客戶端亦可利用網路查詢系統,查詢貨物流向,亦可預估貨物到站時間。

網路查詢訂單處理進度

聯倉交通的訂單作業系統,除了可用電話與傳真下單之外,客戶亦可透過網路下單,不但提高便利性,也可節省大量的通訊費用與聯絡時間。另外,可讓客戶透過網路查詢其訂單處理情形,以利各公司下單後,後續作業的進行。

提供預估到站時間、立即回應客戶的緊急需求

聯倉交通新建置的派車作業系統,可提供客戶預估到站時間。而派車作業亦可透過行車監控系統取得可用車輛資訊,對聯倉而言,不但大幅提升準時服務水準,也能滿足客戶即時性的緊急需求。

提升司機準時服務水準

派車作業系統可輔助派車人員從事派車相關作業,大幅提升準時到站服務水準,減少延遲服務的機率。而輪胎暨零件維修管理系統,可提供公司從事車輛維修、保養之管理,以保持公司車隊於營運其間處於最佳狀況,減少車輛途中故障等狀況。

關鍵績效指標

  • 抵達準點率(每月準時抵達目的地次數/每月總共訂單數量): 輔導前的 47%,提升至 87%
  • 尋求他公司支援比率(每月尋求他車支援之訂單數/每月總共訂單數量): 輔導前的 3.5%,下降至 2.1%
  • 客戶抱怨指標(總抱怨次數/每月總訂單件數): 輔導前的 8%,下降至 6.1%